Sist oppdatert: 01.11.24
1. OVERSIKT
Denne personvernerklæringen er utarbeidet av Geilo Booking AS ("Geilo Booking" eller "vi") for å gi deg informasjon om hvordan, hvorfor og på hvilket grunnlag vi behandler dine personopplysninger. I tillegg beskriver personvernerklæringen hvilke rettigheter du som registrert har etter EUs personvernforordning 2016/679 (GDPR) og den norske personvernlovgivningen (sammen "Personvernlovgivningen").
Det er Geilo Booking som er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne erklæringen (med mindre noe annet er presisert nedenfor). Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for å ivareta dine rettigheter etter Personvernlovgivningen, herunder din rett til å få informasjon om hvordan dine opplysninger behandles.
2. KONTAKT OSS
Dersom du har spørsmål eller ønsker mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du kontakte oss på
Geilo Booking AS
Vesleslåttvegen 11, 3580 Geilo
[email protected]
+47 32 09 00 00
3. HVA ER PERSONOPPLYSNINGER?
Personopplysninger er enhver opplysning eller vurdering som kan knyttes til en fysisk person eller en mindre gruppe av mennesker ("registrerte"). Eksempler på hva som er å regne som personopplysninger, er navn, personnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Personopplysninger kan også omfatte særlige kategorier (tidligere kalt "sensitive") personopplysninger, slik som blant annet opplysninger om helsetilstand, religiøs overbevisning, etnisk opprinnelse eller opplysninger om en persons seksuelle forhold eller orientering.
Med behandling av personopplysninger, mener vi innsamling, lagring, sammenstilling, sletting og enhver annen bruk av personopplysninger.
4. HVEM BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGER OM?
Denne personvernerklæringen omfatter vår behandling av personopplysninger om følgende kategorier personer:
• Privatkunder, inkludert personer som er kunder hos våre samarbeidspartnere (slik som reiseselskaper og turoperatører) ("Gjester")
• Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
• Privatpersoner som leier ut sin fritidsbolig via Geilo Booking
• Personer som er påmeldt vårt nyhetsbrev eller deltar på våre arrangementer
• Personer som er søker jobb, eller ellers er aktuelle for ansettelse i Team SkiGeilo
5. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?
5.1 Kundebehandling – Gjester
I forbindelse med å levere våre tjenester til deg som Gjest, behandler vi personopplysninger som:
• Opplysninger om deg og din kontaktinformasjon: slik som navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
• Din kundehistorikk, herunder hvilke produkter og tjenester du har kjøpt, når du har kjøpt de og tilhørende kvitteringer.
• Betalingsinformasjon, slik som din bank- og/eller kredittkortinformasjon benyttet i forbindelse med dine betalinger til oss.
• Annen informasjon som du gir oss, for eksempel i forbindelse med at du tar kontakt med kundeservice.
• Ved ski- og sykkelutleie behandler vi også følgende personopplysninger: høyde, vekt og skostørrelse.
• Dersom du ønsker å kansellere din bestilling, ber vi i om legeattest for å kunne tilby deg refusjon.
Når du benytter vår bookingplattform, vil vi videreformidle din bestilling til en eller flere leverandører. Dette innebærer også at vi deler dine personopplysninger med leverandøren, som igjen er ansvarlig for gjennomføring/levering av bestilt produkt og tjeneste. Hver av leverandørene er behandlingsansvarlig for sin behandling av dine personopplysninger. Dersom du vil vite mer eller har spørsmål knyttet til leverandørenes bruk av personopplysninger, må du ta kontakt med dem (for eksempel via leverandørenes nettsider).
I enkelte tilfeller blir du omdirigert til plattformen SkiPerformance for bestilling av sesongkort og skipass. Personopplysningene som du da oppgir i forbindelse med din bestilling, er det SkiGeilo AS som er behandlingsansvarlig for. Mer informasjon om hvordan SkiGeilo AS behandler dine personopplysninger finner du i SkiGeilo AS' personvernerklæring.
Dersom du er vår kontaktperson, eller en annen ansatt vi har direktekontakt med, hos en av våre leverandører eller andre samarbeidspartnere, vil vi kunne behandle personopplysninger som:
• Opplysninger om deg og din kontaktinformasjon: slik som navn, telefonnummer, e-postadresse, stillingstittel og annen informasjon om deg og ditt arbeidsforhold som du har gitt til oss i forbindelse med vårt samarbeid.
5.2 Utleie av fritidsbolig
Dersom du leier ut din fritidsbolig via Geilo Booking AS, behandler vi følgende personopplysninger:
• Opplysninger om deg og din kontaktinformasjon: slik som navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer og e-postadresse, samt kontonummer for utbetaling.
5.3 Markedsføring på e-post, invitasjoner til arrangementer og kampanjer
Dersom du mottar nyhetsbrev, andre markedsføringse-poster, invitasjoner til våre arrangementer, eller deltar på en av våre kampanjer vil vi kunne behandle personopplysninger som:
• Opplysninger om deg og din kontaktinformasjon: Navn, fødselsdato, kjønn, e-postadresse, telefonnummer, stillingstittel og arbeidsgiver (dersom du representerer en samarbeidspartner eller leverandør).
• Din kundehistorikk: herunder informasjon om hvilke produkter og tjenester du har kjøpt og om når du har kjøpt disse (herunder også indirekte informasjon om familieforhold, ved at du for eksempel har kjøpt familiepakke på sesongkort).
Vi vil også kunne behandle disse opplysningene for å forbedre tjenestetilbudet på Geilo. Som hovedregel vil vi anonymisere eller pseudonymere dine opplysninger før disse brukes i forbindelse med analyser eller for statistikkformål.
5.4 Besøk på vår hjemmeside
Når du besøker vår hjemmeside, vil vi og enkelte tredjeparter kunne samle inn informasjon om hvordan du bruker våre nettsider ved bruk av informasjonskapsler (cookies) som lagres på enheten din. Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler i vår erklæring for informasjonskapsler her.
5.5 Jobbsøkere og rekruttering
Dersom du ønsker å bli en del av Team SkiGeilo, vil vi (og andre selskaper i vårt konsern som eventuelt er involvert) behandle de personopplysningene du gir oss i forbindelse med rekrutteringsprosessen, herunder ditt navn, din kontaktinformasjon, studie- og arbeidserfaring, nåværende stillingstittel m.m. Vi vil også kunne behandle navn og kontaktinformasjon vedrørende eventuelle referanser du oppgir. Merk at den behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger i dette tilfelle, er det selskapet i vårt konsern som du søker jobb hos.
Vi benytter rekrutteringssystemet Nuu i våre rekrutteringsprosesser. Du kan lese mer om behandlingen av personopplysninger i dette systemet her.
6. HVA ER FORMÅLET MED BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER?
Vi behandler personopplysningene angitt i punkt 5.1, 5.2 og 5.3 ovenfor, fordi det er nødvendig for å etablere og administrere vårt kunde- eller leverandørforhold, for faktureringsformål og for at Geilo Booking og våre leverandører skal kunne levere våre produkter og tjenester til deg. Betalings- og annen kjøpsdokumentasjon behandles også for formål knyttet til blant annet intern rapportering og etterlevelse av vår bokføringsplikt.
Vi behandler personopplysningene angitt i punkt 5.4 for å kunne markedsføre, tilpasse og forbedre egne og våre leverandørers produkter, tjenester og arrangementer.
Vi behandler personopplysningene angitt i punkt 5.6 for å kunne vurdere deg som en potensiell arbeidstaker i Team SkiGeilo, og for å danne et forsvarlig beslutningsgrunnlag i våre rekrutteringsprosesser.
7. HVA ER BEHANDLINGSGRUNNLAGET FOR VÅR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER?
Dersom du er en Gjest eller dersom du leier ut din fritidsbolig via Geilo Booking, behandler vi din kontaktinformasjon, betalingsinformasjon og eventuelle andre opplysninger om deg (som nærmere beskrevet ovenfor), fordi det er nødvendig for at vi, våre leverandører og samarbeidspartnere skal kunne levere produkter og tjenester til deg. Vårt grunnlag for å behandle dine opplysninger om din høyde og vekt, og legeattest ved refusjon, er at du har gitt oss ditt samtykke.
Dersom du er kontaktperson eller annen representant for en av våre leverandører eller samarbeidspartnere, vil vi behandle dine opplysninger fordi det er nødvendig for formål knyttet til Geilo Bookings berettigede interesser. Denne berettigede interessen er etablering og administrering av vårt forhold til virksomheten som du er kontaktperson for.
Eventuelle slike personopplysninger om deg som inngår i kjøps- eller annen bokføringspliktig dokumentasjon, vil behandles med grunnlag i våre forpliktelser etter bokføringslovgivningen.
Vi behandler personopplysningene beskrevet i punkt 5.4 for formål knyttet til Geilo Bookings berettigede interesser. Disse berettigede interessene er markedsføring og forbedring av Geilo Booking, våre leverandørers tjenester og produkter, samt tjenestetilbudet på Geilo generelt. Vi behandler også disse opplysningene i markedsføringsøyemed for å vite hvilken relasjon du har til Geilo Booking. Vårt grunnlag for å behandle dine opplysninger i forbindelse med utsendelse av markedsføringshenvendelser til deg, er at du har gitt oss ditt samtykke.
Vi behandler personopplysningene beskrevet i punkt 5.5 for formål som er knyttet til Geilo Bookings (og Team SkiGeilos) berettigede interesser, som er å rekruttere og ansette aktuelle kandidater i vår virksomhet.
Dersom vi har bedt om ditt samtykke til behandling av personopplysninger kan du når som helst trekke dette tilbake.
8. UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER OG BRUK AV DATABEHANDLERE
I noen tilfeller vil vi dele og motta personopplysninger fra andre selskaper i vårt konsern, i forbindelse med rekruttering, eller for markedsførings- og statistikkformål. Dette omfatter for eksempel informasjon (slik som navn, e-post or ordreinformasjon) fra SkiGeilo AS, dersom du har bestilt skipass hos dem via plattformen SkiPerformance. I sistnevnte tilfelle deler vi opplysningene i markedsføringsøyemed, samt for å kunne forbedre våre tjenester. Vi vurderer det slik at disse interessene overstiger hensynet til ditt personvern.
Videre benytter vi forskjellige tjenesteleverandører som yter IT-tjenester og andre administrative tjenester til oss. Vi har inngått databehandleravtaler med disse tjenesteleverandørene som pålegger de aktuelle selskapene å sørge for at personopplysninger er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende, og at de heller ikke brukes til andre formål enn de vi utpeker.
Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre aktører enn de som er nevnt ovenfor, med mindre vi er lovpålagt å utlevere denne informasjonen.
Dersom det er aktuelt å utlevere dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS, vil vi sørge for at personopplysningene dine er tilstrekkelig sikret, for eksempel ved å inngå Standard Contractual Clauses (SCC) utarbeidet av EU-Kommisjonen.
9. HVOR LENGE VIL VI OPPBEVARE DINE PERSONOPPLYSNINGER?
Vi vil slette eller anonymisere personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, samt i samsvar med de følgende sletterutiner:
• Personopplysningene knyttet til kundeforholdet, herunder ditt navn og din kontaktinformasjon vil behandles så lenge vi har et aktivt kundeforhold med deg. Etter at kundeforholdet opphører, vil opplysningene slettes etter 3 år.
• Kjøpsdokumentasjon vil, avhengig av dokumentasjonens art, lagres i enten 3 ½ eller 5 år i henhold til bokføringsloven.
• Legeattest vil slettes etter at refusjonssøknaden din er behandlet.
• Når du har samtykket til å motta nyhetsbrev og annen markedsføring fra oss, vil dine opplysninger slettes dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke.
• Opplysninger om jobbsøkere som ikke ansettes vil slettes etter endt rekrutteringsprosess, med mindre du har gitt oss ditt samtykke til å lagre dine personopplysninger i en periode etter dette slik at vi kan ta kontakt med deg dersom nye stillinger blir tilgjengelige.
10. HVILKE RETTIGHETER HAR DU?
Dersom vi behandler dine personopplysninger har du etter Personvernlovgivningen en rekke rettigheter som du kan gjøre gjeldende overfor oss.
Du har rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg, herunder rett til å motta en kopi av disse. Dersom du mener opplysningene vi har registrert om deg er uriktige har du rett til å be om at de rettes. Du har rett til å be om at dine opplysninger slettes fra våre systemer, noe vi er pålagt å etterkomme såfremt videre lagring ikke er strengt nødvendig. Dersom du har innsigelser mot vår behandling av dine opplysninger, men ikke vil at de skal slettes av hensyn til pågående prosesser, kan du be om begrensning av behandlingen. I slike tilfeller vil vår behandling begrenses til kun nødvendig lagring. Der vår behandling av dine opplysninger har grunnlag i berettigede interesser (se punkt 7 ovenfor) har du rett til å protestere mot behandlingen. Dersom du protesterer skal vi stanse den aktuelle behandlingen, med mindre det foreligger tvingende berettigede grunner for å fortsette behandlingen. Der vår behandling av dine opplysninger har grunnlag i ditt samtykke eller vår avtale med deg, har du rett til å få disse opplysningene utlevert i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format, enten til deg selv eller direkte til en annen tredjepart.
Vi gjør oppmerksom på at det gjelder unntak og nærmere vilkår for rettighetene som er beskrevet ovenfor, og at ikke alle rettighetene vil være relevante for alle våre forbindelser. Du kan lese mer om dine rettigheter på hjemmesidene til Datatilsynet, her.
Dersom du ønsker å gjøre bruk av en av dine rettigheter overfor oss, ber vi deg ta kontakt som angitt i punkt 2 ovenfor. Vi gjør oppmerksom på at vi kan bli nødt til å be deg om å identifisere deg, ettersom vi kan ha behov for å sikre at du er den du utgir deg for å være.
11. DATATILSYNET, KLAGEMULIGHETER OG GJELDENDE PERSONVERNLOVGIVNING
Datatilsynet er ansvarlig for å føre kontroll med personvernregelverket og tilsyn med norske selskapers behandling av personopplysninger. Du kan kontakte oss når du vil om du har klager knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Du kan også klage til Datatilsynet eller en tilsynsmyndighet i EU/EØS-land der du bor eller arbeider, eller der den påståtte overtredelsen har funnet sted.
Kontaktinformasjon til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside, her. På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter etter den gjeldende Personvernlovgivningen.
12. ENDRINGER
Fra tid til annen kan vi revidere denne personvernerklæringen, eksempelvis som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av endringer i Personvernlovgivningen. Når personvernerklæringen endres, vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside. Denne personvernerklæringen er gjeldende fra datoen som er angitt innledningsvis.